1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on se UTU-konserniin kuuluva yhtiö, jonka asiakkaana, potentiaalisena asiakkaana tai yhteistyökumppanina henkilö toimii tai jonka palveluun hän on yhteydessä. Kukin yhtiö vastaa rekisterinpitäjänä omassa toiminnassaan tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

UTU-konserni:

UTU Group Oy (0143919-7)
UTU Oy (1707453-2)
UTU Automation Oy (0108443-4)

Yhtiöt ovat sopineet keskinäisestä vastuunjaostaan yhteisrekisterin pitäjänä. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan minkä tahansa yhteisrekisterinpitäjän kautta. Yhteisrekisterinpitäjien järjestelyn keskeinen sisältö on saatavissa pyynnöstä osoitteesta tietosuoja@utu.eu.

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat yhteydenotot:
Johanna Teinilä, markkinointi- ja viestintäpäällikkö tai Tiina Rajala, IT-asiantuntija
email: tietosuoja@utu.eu

3. Rekisterin nimi

UTU-konsernin Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on yhtiön asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, palveluiden tuottaminen, liiketoiminnan kehittäminen ja suunnitteleminen, markkinointi, uusasiakashankinta, mielipide- ja markkinatutkimukset ja asiakasviestintä.

Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin, palvelupyyntöihin ja asiakaspalveluasioihin vastaaminen sekä sopimusta edeltävät toimet	Sopimuksen tekemistä edeltävät toimet tai sopimuksen täytäntöönpano; yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa liiketoimintasuhdetta
Tilausten, toimitusten, palvelujen, sopimusten, laskutuksen ja maksujen hoitaminen.	Sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta myös oikeutettu etu
Asiakassuhteiden hoitaminen, asiakasviestintä, palvelujen laadun varmistaminen, palautteiden käsittely sekä toiminnan ja palvelujen kehittäminen	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kehittää palvelujaan ja hoitaa asiakas- ja sidosryhmäsuhteitaan
Tapahtumien ja webinaarien ilmoittautumisten, osallistumisten ja tallennepyyntöjen hoitaminen	Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet; tarvittaessa suostumus tai oikeutettu etu tapahtuman järjestämiseen ja viestintään
Uutiskirjeet, sähköinen suoramarkkinointi ja markkinointimieltymysten hallinta	Suostumus silloin, kun laki edellyttää ennakkosuostumusta; muissa lain sallimissa tilanteissa oikeutettu etu. Vastaanottajalla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi.
Myynnin ja markkinoinnin kohdentaminen sekä potentiaalisten yritysasiakkaiden tunnistaminen	Oikeutettu etu harjoittaa tavanomaista B2B-myyntiä ja markkinointia; oikeutetun edun käytöstä tehdään dokumentoitu tasapainotesti
Verkkosivuston käytön analysointi, personointi ja markkinoinnin kohdentaminen muiden kuin välttämättömien evästeiden avulla	Suostumus
Verkkosivuston, palvelujen ja tietojärjestelmien turvallisuus, väärinkäytösten estäminen ja oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen	Lakisääteinen velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu suojata palvelunsa, tietonsa ja oikeutensa
Tekoälyavusteisten työkalujen käyttäminen jäljempänä kohdassa 14 kuvattuihin tehtäviin	Sama oikeusperuste kuin siinä alkuperäisessä tarkoituksessa, jota tekoälyavusteinen käsittely palvelee. Tekoälyn käyttö ei itsessään muodosta uutta käsittelyperustetta.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme ennen käsittelyn aloittamista käsittelyn tarpeellisuuden sekä tasapainon UTUn edun ja rekisteröidyn oikeuksien välillä. Lisätietoja tasapainotestistä voi pyytää osoitteesta tietosuoja@utu.eu.

Jos käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja muut yhteystiedot
• henkilön tehtävä, asema ja vastuualue organisaatiossa sekä organisaation nimi, Y-tunnus, osoite ja verkkosivusto
• asiakkuutta, sopimuksia, tarjouksia, tilauksia, toimituksia, palvelupyyntöjä, laskutusta ja maksuja koskevat tiedot
• yhteydenotot, asiakaspalveluviestit, palautteet, puheluita tai tapaamisia koskevat muistiinpanot sekä verkkolomakkeilla, chatissa tai sähköpostissa annetut tiedot ja liitteet
• tapahtumiin ja webinaareihin ilmoittautumista ja osallistumista, tallennepyyntöjä, uutiskirjeiden tilauksia, suostumuksia, kieltoja ja muita markkinointivalintoja koskevat tiedot
• verkkosivuston ja digitaalisten palvelujen tekniset tiedot, kuten IP-osoite, eväste- ja laitetunnisteet, selain- ja laitetiedot, lokitiedot sekä sivuston käyttöä koskevat tiedot
• markkinoinnin ja verkkosivuston käytön perusteella muodostetut kiinnostuksen kohteet ja kohderyhmät silloin, kun profilointi on sallittua ja siihen on tarvittaessa saatu suostumus
• tekoälyavusteisen käsittelyn yhteydessä syntyvät tai käsiteltävät tiedot, kuten keskustelut, syötteet, tiivistelmät, luokittelut, luonnokset ja laadunvarmistusmerkinnät, jos ne liittyvät tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin
• käsittelyn turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi tarvittavat loki- ja tapahtumatiedot.

Emme pyri keräämään asiakas- ja markkinointirekisteriin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista vakaumusta tai ammattiliiton jäsenyyttä. Pyydämme olemaan antamatta tällaisia tietoja verkkolomakkeilla tai chatissa, ellei se ole nimenomaisesti tarpeen ja siitä ole erikseen ohjeistettu.

6. Henkilötietojen lähteet

Saamme henkilötietoja:

• rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa, tapahtumissa, verkkolomakkeilla, chatissa tai muulla vastaavalla tavalla
• rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta ja asiakassuhteen, tilausten tai palvelujen käytön yhteydessä
• UTU-konsernin muilta yhtiöiltä silloin, kun tietojen jakamiselle on tässä selosteessa kuvattu tarkoitus ja oikeusperuste
• tapahtuma-, webinaari-, markkinointi-, asiakaspalvelu- ja verkkopalvelujen tarjoajilta
• julkisista ja lainmukaisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, ammatillisista hakemistoista ja ammatillisista verkkopalveluista
• yhteistyökumppaneilta tai yritystietopalveluista, jotka ovat saaneet luovuttaa tiedot tähän tarkoitukseen.

Kun saamme henkilötiedot muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, annamme tämän selosteen tiedot tietosuoja-asetuksen edellyttämässä ajassa, pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa tietojen saamisesta tai viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja voidaan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisessa laajuudessa luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi seuraaville vastaanottajaryhmille:

• UTU-konsernin yhtiöt
• verkkosivuston, hostingin, tietoturvan, IT-tuen, pilvipalvelujen ja tietojärjestelmien toimittajat
• asiakkuudenhallinnan, myynnin, markkinoinnin automaation, uutiskirjeiden, analytiikan, mainonnan ja evästehallinnan palveluntarjoajat
• asiakaspalvelun, chatin, tapahtumien, webinaarien ja rekrytoinnin palveluntarjoajat
• tekoäly- ja kieliteknologiapalvelujen tarjoajat silloin, kun niitä käytetään kohdassa 14 kuvattuihin tarkoituksiin
• logistiikka-, huolto-, asennus-, laskutus-, maksu-, tilintarkastus-, laki- ja muut asiantuntijapalvelujen tarjoajat
• viranomaiset ja muut tahot, joille tietoja on lain tai sitovan määräyksen perusteella luovutettava
• yritysjärjestelyn osapuolet ja neuvonantajat, jos yrityskauppa, sulautuminen tai muu järjestely sitä edellyttää.

Kun palveluntarjoaja käsittelee tietoja UTUn lukuun, sen kanssa tehdään tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus ja käsittely rajataan UTUn antamiin ohjeisiin.

Ulkopuolisia tekoälypalveluja käytetään vain sovituissa yritysympäristöissä, joissa palveluntarjoaja ei saa käyttää UTUn syötteitä tai tuotoksia omiin tarkoituksiinsa tai yleisten mallien kouluttamiseen, ellei tällaisesta käytöstä ole erikseen kerrottu ja sille ole lainmukaista perustetta.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan talousalueella. Osa palveluntarjoajista tai niiden alikäsittelijöistä voi käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella tai tarjota pääsyn tietoihin tällaisesta maasta.

Tällöin varmistamme siirron lainmukaisuuden käyttämällä tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Arvioimme tarvittaessa siirron riskejä ja käytämme täydentäviä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

Lisätietoja käytettävästä siirtoperusteesta ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista voi pyytää osoitteesta tietosuoja@utu.eu.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot riskin mukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä ovat muun muassa käyttöoikeuksien rajaaminen työtehtävien perusteella, henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, vahva tunnistautuminen soveltuvin osin, tietoliikenteen ja tallennettujen tietojen suojaaminen, lokitus, varmuuskopiointi, tietoturvapäivitykset, henkilöstön ohjeistus ja koulutus sekä palveluntarjoajien sopimuksellinen ja riskiperusteinen valvonta.

Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään tietoturvallisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsittelemmekö hänen henkilötietojaan, ja saada pääsy tietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin milloin tahansa; suoramarkkinointikielto koskee myös siihen liittyvää profilointia
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa
• olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos päätöksellä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai se vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, https://tietosuoja.fi/.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@utu.eu. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmennetaan vain tarpeellisessa laajuudessa. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja tai monimutkainen, määräaikaa voidaan pidentää tietosuoja-asetuksen sallimalla tavalla. Jos emme toteuta pyyntöä, kerromme kieltäytymisen syyt ja käytettävissä olevat oikeussuojakeinot.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikissa tilanteissa. Oikeuden soveltuminen riippuu muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta ja lakisääteisistä säilytysvelvoitteista.

11. Henkilötietojen säilytys

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassopimuksen hoitamiseksi on välttämätöntä. Henkilötietoja säilytetään markkinointitarkoituksiin lähtökohtaisesti asiakassuhteen voimassaoloajan. Kirjanpito- ja tositeaineistoksi luokiteltava aineisto säilytetään lakisääteinen aika.

12. Vastuut ja selosteen muutokset

UTU ylläpitää henkilötietojen käsittelyä koskevaa dokumentaatiota, määrittelee käyttöoikeudet, valvoo palveluntarjoajia ja huolehtii tietojen suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä.

Voimme päivittää tätä selostetta, kun käsittelytapamme tai lainsäädäntö muuttuvat.

13. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Käytämme verkkosivustolla evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston tekniseen toimintaan, käyttäjän valintojen muistamiseen, asiakaspalveluchatin toimintaan, sivuston käytön analysointiin, sisällön kehittämiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Välttämättömiä evästeitä käytetään sivuston ja käyttäjän pyytämien palvelujen toteuttamiseen. Analytiikka-, personointi- ja markkinointievästeitä sekä vastaavia tunnisteita käytetään vain käyttäjän suostumuksella. Muut kuin välttämättömät evästeet ja niitä käyttävät kolmannen osapuolen sisällöt, kuten video- tai muut upotukset, eivät saa aktivoitua ennen suostumusta.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet yhtä helposti ja muuttaa valintojaan milloin tahansa evästeasetuksista. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla voidaan käsitellä henkilötietoja, kuten IP-osoitetta, eväste- tai laitetunnistetta, selain- ja laitetietoja, sivulatauksia, klikkauksia ja muita käyttötietoja. Ajantasaiset tiedot evästeistä, palveluntarjoajista, käyttötarkoituksista, tyypeistä, voimassaoloajoista ja mahdollisista ETA-alueen ulkopuolisista siirroista esitetään evästeasetuksissa.

Evästekerääminen:

14. Tekoälyavusteisten järjestelmien käyttö

Voimme käyttää tekoälyavusteisia järjestelmiä rajattuihin tehtäviin, kuten:

• asiakaspalvelun ja yhteydenottojen käsittelyn tukemiseen
• viestien, palautteiden ja muun aineiston luokitteluun, tiivistämiseen, kääntämiseen tai luonnosteluun
• verkkosivuston tai asiakaspalvelun keskusteluavustajan toteuttamiseen
• asiakas- ja markkinointitietojen laadun, yhdenmukaisuuden ja ajantasaisuuden parantamiseen
• palvelujen, viestinnän ja liiketoiminnan kehittämistä tukevaan analyysiin.

Tekoälyavusteisessa käsittelyssä voidaan käsitellä kohdassa 5 mainittuja tietoja vain siinä laajuudessa kuin alkuperäinen käyttötarkoitus edellyttää. Noudatamme tietojen minimointia emmekä syötä tekoälypalveluihin henkilötietoja tai luottamuksellista aineistoa ilman perusteltua tarvetta ja hyväksyttyä käyttötapaa.

Tekoälyn tuottama sisältö tai suositus tarkistetaan ihmisen toimesta silloin, kun sitä käytetään henkilöä koskevan asian käsittelyssä tai ulkoisessa viestinnässä. Emme tee asiakas- ja markkinointirekisterin tietojen perusteella pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Jos käyttäjä keskustelee suoraan tekoälyjärjestelmän kanssa, kerromme tästä selkeästi heti vuorovaikutuksen alussa. Keskustelu voidaan tallentaa asiakaspalveluasian hoitamiseksi, palvelun turvallisuuden varmistamiseksi ja laadun kehittämiseksi tässä selosteessa kuvattujen säilytysaikojen mukaisesti. Käyttäjälle tarjotaan myös mahdollisuus siirtyä ihmisen palveltavaksi sähköpostitse.

Ulkopuoliset tekoälypalvelujen tarjoajat toimivat UTUn henkilötietojen käsittelijöinä, ellei tietyn palvelun yhteydessä toisin ilmoiteta. Palveluntarjoajat, käsittelyalueet, mahdolliset ETA-alueen ulkopuoliset siirrot ja säilytysajat kuuluvat kohtien 7, 8 ja 11 kuvauksiin.